Pilotprosjekt hjalp beslutningen på vei

Investering i et nytt IT-system, som i stor grad griper inn i daglige rutiner og strukturer, krever grundige overveielser og stor viten, før man tar den endelige beslutningen.
Men hvordan får man innsikt på best mulig måte?

Mjølner Informatics stod i nettopp denne situasjonen, da de valgte å avprøve TimeLog Project i en pilotperiode på 1,5 måned.

Et års tid før pilotperioden gikk i gang, anvendte Mjølner Informatics Microsoft® Project til tidsregistrering og prosjektstyring, men utfordringene vokste. I følge Bo Frederiksen, Line Manager hos Mjølner Informatics var systemet komplisert å bruke.

Derfor begynte Mjølner Informatics å søke etter et nytt system som kunne erstatte det gamle. På bakgrunn av erfaringene med Microsoft Project, og i håp om å finne den helt rette løsningen, hadde de satt opp en rekke kriterier som de ønsket å få oppfylt. Disse kriteriene fungerte som en sjekkliste under pilotperioden, og nesten alle punktene ble oppfylt.

Fleksibelt forløp

Selv om en pilotperiode normalt kun strekker seg over en måned, er det individuelt fra bedrift til bedrift, hvordan perioden ender med å bli skrudd sammen.

Hos Mjølner Informatics gikk det ca. et halvt år fra første kontakt, til prosjektet ble fastsatt, og derfra enda noen måneder før endelig evaluering var på plass. Formålet med en pilotperiode er å gi potensielle kunder mulighet for å prøve systemet selv. For å få det optimale ut av perioden krever det at tid og ressurser er på plass.

“Selve piloten kjørte i ca. en intensiv måned. I denne perioden brukte vi TimeLog Project på samme måte som det fungerer i virkeligheten. Etterpå avprøvde vi spesifikke funksjonaliteter av dem som stod på sjekklisten, samt funksjonaliteter som administrasjonen er avhengig av. Alt i alt hadde vi en intensiv periode med oppretting av prosjekter, og etter dette en on-and-off periode som vi brukte til å evaluere på de enkelte kravene, og på fakturering og reiseavregning til administrasjonen, ” forteller Bo Frederiksen.

Hvis man gjør Mjølner Informatics pilotperiode opp i effektiv tid, beregner Bo Frederiksen sammenlagt ca. en ukes arbeid på de siste evalueringene, og alt i alt 2-3 arbeidsuker i timer på hele prosjektet, men det kan være vanskelig å estimere helt presist.

Den interne belastning i pilotforløbet var dog ifølge Bo Frederiksen minimal: “Den interne belastningen i pilotperioden var likevel minimal: Nei, Piloten var enkel å gå til og bruke. Dette har ikke vært et omkostningsfullt prosjekt for oss.”

“Personlig hadde jeg den største belastningen, fordi jeg fra start gikk inn og opprettet de prosjektene vi brukte, og gjorde klart til at medarbeiderne kunne registrere tid – men det betød også at den daglige belastningen, under selve piloten, hvor vi registrerte tid på prosjektene var minimal,” forklarer Bo Frederiksen.

Pilotperioden i praksis

Etter å ha fått adgang til en pilotutgave av TimeLog Project, ble to-tre daværende prosjekter utvalgt til å kjøre parallelt i Microsoft® Project og TimeLog Project. De utvalgte prosjektene hadde forskjellige kjennetegn, som alle var typiske for Mjølner Informatics arbeid.

Etterpå registrerte alle tilknyttede medarbeidere tid i en måned, og på slutten evaluerte prosjektlederen og avdelingslederen hvordan systemet fungerte i forhold til det de var vant til. Det ble spesielt fokusert på de månedlige tilbakevendende aktivitetene, som for eksempel fakturering og godkjenning av ukelister.

“Vi brukte og bruker systemet til tidsregistrering, prosjektstyring og til å skape et faktureringsgrunnlag. Noe som er nytt for oss er at prosjektlederne selv kan produsere fakturagrunnlaget, og det er en styrke fordi det er prosjektlederne som har viten om prosjektene og ikke avdelingslederen. Prosjektlederen gjør fakturagrunnlaget klart, direkte i TimeLog Project. Vi bruker også ferieregnskap – ferie og flex – dette gjorde vi før manuelt,” forteller Bo Frederiksen.

Resultatet – viten og innsikt til å treffe en beslutning

Og hvilken verdi fikk Mjølner Informatics ut av pilotperioden?

“For den menige prosjektmedarbeideren har pilotprosjektet bekreftet at den daglige bruken av TimeLog Project var fin og problemfri. Det var mulig å opprette prosjekter på en ordenlig måte,” forklarer Bo Frederiksen.

En av bekymringene for Mjølner Informatics, som ble avklart i pilotperioden, var performance. De hadde tidligere prøvd et web-interface gjennom Microsoft® Project, og ytelsen skapte her problemer.

“Heldigvis viste pilotforløpet at selv om TimeLog Project er webbasert, så fungerer det problemfritt. Vi fant også ut av at fakturering og generering av fakturagrunnlag er mulig, og det hadde vi ikke erfaring med fra tidligere”.

Under pilotforløpet var Bo flere ganger i kontakt med TimeLog:

“Samarbeidet har fungert bra, med stor fleksibilitet. Det har vært enkelt å få åpnet adgang når vi har villet prøve nye moduler – når vi henvendte oss med spørsmål, fikk vi god og rask respons,” forteller Bo Frederiksen.

Implementering med dypere detaljeringsnivå

Etter at pilotperioden stoppet valgte Mjølner Informatics å implementere TimeLog Project som sitt nye tids-, prosjekt- og faktureringssystem. Den reelle verdien av pilotforløpet kunne ses under implementeringsforløpet. Her viste resultatene seg i form av viten.

“Reelt har piloten gjort at jeg før implementeringen hadde en rimelig stor grad av innsikt i systemet. Dette gjorde at selve implementeringen gikk glatt – nivået kunne heves, fordi vi kjente systemet. Dette betød at vi også kunne stille mer detaljerte spørsmål under implementeringen – så alt i alt har vi fått et dypere detaljeringsnivå.”